Monitoring samochodów służbowych – czy pracownik ma prawo wiedzieć o zainstalowanym GPS?

Monitoring GPS pojazdów to system, na który decyduje się coraz więcej przedsiębiorców działających w branży transportowej. Pozwala kontrolować położenie samochodu w czasie rzeczywistym, a ponadto daje dostęp do jego wybranych parametrów, na przykład zużycia paliwa. Czy o prowadzonej w taki sposób kontroli samochodów służbowych muszą zostać poinformowani pracownicy? Sprawdź, co na ten temat mówią przepisy.

Monitoring GPS pojazdów – jakie daje korzyści?

Monitoring GPS samochodów, które wchodzą w skład firmowej floty, pozwala na kontrolowanie parametrów konkretnego pojazdu, w tym przede wszystkim:

• lokalizacji GPS
• przebiegu trasy,
• zużycia paliwa,
• średniej prędkości,
• przekraczania dopuszczalnej prędkości.

Może także informować zarządcę floty o nagłych zdarzeniach, takich jak kradzież czy nieuprawnione uruchomienie pojazdu. Zakres parametrów, które mają być kontrolowane, można ustalić zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Najczęściej firmy oferujące systemy GPS dla samochodów służbowych, proponują kilka pakietów usług do wyboru.

Dzięki wykorzystaniu takich narzędzi można więc efektywniej zarządzać przebiegiem transportu (mając dane na temat położenia konkretnych kierowców), a także zyskuje się poczucie bezpieczeństwa związane z ochroną samochodu przed kradzieżą. Można również szybko reagować na niewłaściwe praktyki pracowników, na przykład nieekonomiczną jazdę, zbaczanie z trasy czy przekraczanie dopuszczalnej prędkości.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat korzyści płynących z wykorzystania monitoringu GPS samochodów, przeczytaj: Monitoring GPS pojazdów – skuteczna optymalizacja kosztów transportu drogowego.

Kontrola samochodów służbowych – czy pracownicy muszą o niej wiedzieć?

Przede wszystkim warto podkreślić, że instalowanie GPS w aucie firmowym jest całkowicie legalne. Ustawodawca nie przewidział żadnych obostrzeń ograniczających możliwość śledzenia pojazdów wchodzących w skład floty firmowej. Nie ma również wytycznych dotyczących tego, w jaki sposób przedsiębiorca ma zarządzać takim systemem, co oznacza, że może zbierać i przetwarzać informacje zgodnie ze swoimi potrzebami.

Kontrola samochodów służbowych wiąże się jednak również z kontrolowaniem osób, które nimi kierują. Tutaj przepisy jasno określają, że pracownik powinien zostać poinformowany, że w pojeździe, którym się porusza, jest zamontowany nadajnik GPS.

Kierowca ma prawo wiedzieć, że na ocenę jego pracy będzie wpływać to, w jaki sposób wykorzystuje samochód służbowy – na przykład, czy faktycznie odwiedził wszystkie lokalizacje, do których miał dotrzeć. GPS w aucie firmowym może jednak działać także na korzyść osoby zatrudnionej – pozwoli mu między innymi łatwiej wyegzekwować honorarium za nadgodziny.

Podsumowując: pracownik musi zostać poinformowany o obecności nadajnika GPS w aucie firmowym. Wynika to przede wszystkim z konieczności zbierania danych osobowych zgodnie z prawem.

GPS w aucie firmowym a przepisy

Dane geolokalizacyjne są danymi osobowymi, ponieważ pozwalają na identyfikację konkretnej osoby. To sprawia, że kontrola samochodów służbowych jest objęta przepisami RODO. Dlatego przed instalacją monitoringu GPS pojazdu należy o tym poinformować pracownika lub pracowników, którzy będą się nim poruszać. Na tym polega spełnienie wymaganego prawnie obowiązku informacyjnego. Oprócz tego cele, zakres i sposób prowadzenia kontroli powinny zostać opisane w regulaminie pracy, obwieszczeniu lub w układzie zbiorowym pracy — w zależności od profilu firmy.

Aby kontrola samochodów służbowych odbywała się zgodnie z prawem, należy pamiętać o następujących zasadach:

• informacje o instalacji GPS w autach firmowych należy przekazać pracownikom nie później niż 2 tygodnie przed jej przeprowadzeniem,
• pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika zaczynającego pracę o stosowaniu monitoringu,
• pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi informacji o tym, kto będzie przetwarzać dane, jakie przysługują mu prawa oraz przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane,
• konieczne jest również oznaczenie pojazdów, w których zainstalowany jest monitoring — należy to zrobić nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Co więcej, jeśli pracownik jest kontrolowany podczas przerw w pracy, musi on wyrazić na to zgodę. Jest to wymagane, ponieważ taki sposób zbierania danych może naruszać prywatność osoby zatrudnionej.

Stosując monitoring GPS samochodów służbowych, należy pamiętać również o tym, że dostęp do zebranych danych powinny mieć jedynie osoby upoważnione, a same informacje muszą być odpowiednio zabezpieczone. Liczba pracowników, którzy mają do nich dostęp, powinna być ograniczona do absolutnego minimum.

Monitoring GPS samochodów poza godzinami pracy

Może się zdarzyć, że pracownik wykorzystuje auto firmowe z zainstalowanym GPS także poza godzinami pracy. Na przykład dojeżdża nim do domu i stamtąd wyrusza w trasę kolejnego dnia. Zgodnie z przepisami kontrola samochodów służbowych może być prowadzona jedynie w godzinach wykonywania obowiązków zawodowych. Pracodawca nie może nadzorować zatrudnionego w jego wolnym czasie. Co zrobić w takiej sytuacji?

Niektóre systemy umożliwiają używanie ich w dwóch trybach – służbowym i prywatnym. To pozwala dostosować specyfikę działania przedsiębiorstwa do wymagań Kodeksu pracy i przepisów o ochronie danych osobowych.

Zastanawiasz się, czy monitoring samochodów służbowych sprawdzi się w Twojej firmie? Sprawdź zastosowania GPS w konkretnych branżach.