Menedżer floty samochodowej – czy potrzebujesz go w swojej firmie?
Zainteresował cię powyższy temat? Sprawdź nasze urządzenia na zamow.e-tollgps.pl
Zarządzanie flotą samochodową to odpowiedzialne zajęcie, szczególnie jeśli polega na kontrolowaniu pracy wielu kierowców i pojazdów. Często takie obowiązki wykonuje menedżer floty, czyli fleet manager. Zastanawiasz się, czy w Twojej firmie jest potrzebne to stanowisko? Sprawdź, czym zajmuje się taki pracownik i czy warto go zatrudnić.
Fleet manager – na czym polega jego praca?
Menedżer floty odpowiada za zarządzanie flotą samochodową w firmie. Jak to wygląda w praktyce? Wiele zależy od specyfiki działania konkretnego przedsiębiorstwa, jednak w każdym przypadku niektóre zadania się pokrywają.
Fleet manager pełni funkcję łącznika pomiędzy kierowcami a innymi osobami w firmie, na przykład kierownictwem. Zajmuje się także planowaniem działań zespołu pracującego w terenie i rozliczaniem jego pracy. Do jego obowiązków należy więc nie tylko zarządzanie pojazdami, ale przede wszystkim ludźmi, którzy je obsługują.
Od menadżera floty zależy wiele – ma on bezpośredni wpływ na prawidłowy i sprawny przebieg transportu. Zobacz, co dokładnie leży w kompetencjach takiego pracownika.
Zakup i sprzedaż samochodów służbowych
Zarządzanie flotą samochodową w firmie obejmuje szeroki zakres działań. Jednym z nich jest zadbanie o to, by przedsiębiorstwo dysponowało odpowiednią liczbą pojazdów niezbędnych do świadczenia usług. Menedżer floty odpowiada za zakup nowych samochodów oraz sprzedaż tych, które nie są już potrzebne.
Taka osoba musi orientować się w rynku motoryzacyjnym, aby wybrać właściwe modele i zachować idealny balans pomiędzy ich ceną a funkcjonalnością.
Często fleet manager odpowiada także za wybór leasingodawcy oraz dopełnienie wszystkich formalności związanych z finansowaniem zakupu lub wypożyczeniem samochodów.
Zarządzanie flotą transportową – optymalizacja kosztów tankowania
Koszty paliwa to jeden z głównych wydatków w firmach transportowych. Zadaniem menedżera floty jest poszukiwanie oszczędności w tym zakresie i zapobieganie nadużyciom.
Specjalista zajmuje się między innymi wyborem dostawcy kart paliwowych i sprawuje kontrolę nad ich wykorzystywaniem. Dzięki odpowiednio wdrożonym działaniom może monitorować zużycie paliwa i dążyć do generowania oszczędności w tym zakresie.
Do tego odciąża dział księgowości, ponieważ firma korzystająca z kart flotowych otrzymuje jedną fakturę zbiorczą zamiast wielu pojedynczych wydawanych po każdym tankowaniu.
Przeprowadzanie analiz na podstawie raportów
Fleet manager przeprowadza także analizy i korzysta z raportów na podstawie danych pochodzących z systemu śledzenia pojazdów GPS. Szczegółowe zestawienia są ważnym źródłem informacji i pozwalają wykorzystać je przy podejmowaniu kolejnych decyzji związanych z zarządzaniem flotą.
Raporty pochodzące z monitoringu floty przy pomocy lokalizatora GPS mogą dotyczyć między innymi:
- zużycia paliwa przez poszczególne pojazdy,
- czasu przejazdu danymi trasami,
- liczby przerw i postojów samochodu podczas wykonywania usługi,
- czasu pracy kierowców,
- nietypowych zdarzeń – kradzieży pojazdu, upuszczenia paliwa, kolizji, opuszczenia wyznaczonego obszaru.
To, jakie dane analizuje menedżer floty, zależy od możliwości systemu GPS oraz potrzeb i specyfiki działania danej firmy.
Przeczytaj też: Lokalizator GPS jako sposób na skuteczne zarządzanie flotą pojazdów.
Zarządzanie flotą pojazdów to odpowiedzialne zajęcie, które obejmuje nadzór nad stanem pojazdów i przebiegiem transportu. Menedżer floty między innymi sporządza raporty i analizuje dane dotyczące samochodów.
Zarządzanie stanem floty
Efektywne zarządzanie flotą to także dbałość o stan pojazdów i szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości. Do obowiązków fleet managera należy:
- kontrolowanie terminów przeglądów technicznych i ich organizowanie,
- zlecanie naprawy samochodów na podstawie zgłoszeń kierowców o usterkach,
- kontaktowanie się z ubezpieczycielami – wybór najkorzystniejszych polis komunikacyjnych, zgłaszanie szkód, przedłużanie lub wypowiadanie ubezpieczeń pojazdów.
Menedżer floty dba o to, by samochody były zawsze gotowe do jazdy oraz spełniały wszystkie wymogi techniczne i formalne.
Czy potrzebujesz managera floty w swojej firmie?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ wiele zależy od specyfiki działania Twojego przedsiębiorstwa. Jednak zatrudnienie osoby lub zespołu osób, które odpowiadają za wszystkie kwestie związane z wykorzystaniem samochodów w firmie, bywa korzystne.
Dużą zaletą jest to, że odpowiedzialność za konkretne kwestie jest jasno określona. Możesz zatem uniknąć chaosu organizacyjnego, który poważnie szkodzi sprawnemu i terminowemu wykonywaniu usług.
Jeśli Twoja flota liczy kilkanaście pojazdów lub więcej, zatrudnienie fleet managera jest niemal koniecznością. Warto również dostarczyć takiej osobie narzędzia do pracy, na przykład system GPS do monitorowania pojazdów. Sprawdź, jakie funkcjonalności oferują takie systemy i jak możesz je wykorzystać w swojej firmie. Dzięki temu menedżer floty będzie mógł działać znacznie sprawniej i podejmować korzystniejsze decyzje na podstawie zebranych danych.
