GPS w samochodach służbowych a RODO – czy pracownik musi wiedzieć o monitoringu GPS?

Monitoring GPS w samochodach służbowych jest coraz częściej stosowaną praktyką. Dzięki temu pracodawcy mają lepszą kontrolę nad wykorzystaniem pojazdów oraz nad samymi pracownikami. Monitoring pomaga optymalizować koszty przedsiębiorstwa i zwiększać bezpieczeństwo, jednak czy jest całkowicie legalny w obliczu przepisów o ochronie danych osobowych? Sprawdź, jak wygląda kwestia GPS w samochodach służbowych a RODO.

GPS w samochodzie służbowym – na czym to polega?

Samochody służbowe są udostępniane pracownikom przede wszystkim wtedy, gdy wykonywanie ich obowiązków służbowych wymaga częstego przemieszczania się, a więc np. w branży transportowej czy handlowej. Do tej pory taka praktyka opierała się głównie na wzajemnym zaufaniu, jednak dziś pracodawcy mają nieco szersze możliwości.

GPS w samochodach służbowych jest stosowany przez coraz więcej firm, ponieważ pozwala na dokładne monitorowanie działań pracownika i wykorzystania pojazdu. Wystarczy zamontować w pojeździe stosunkowo niedrogie urządzenie GPS i opłacić abonament, który umożliwi transmisję danych oraz korzystanie ze specjalnego oprogramowania. Za jego pomocą można m.in.:

• ewidencjonować czas pracy pracowników,
• monitorować pokonane trasy i tworzyć statystyki z pozyskanych danych,
• weryfikować styl jazdy kierowców,
• zwiększyć bezpieczeństwo kierowców, a także pojazdów i przewożonych za ich pomocą ładunków czy pasażerów,
• optymalizować koszty utrzymania samochodów służbowych,
• zapobiegać nadużyciom związanym z wykorzystaniem pojazdów służbowych do celów prywatnych, a także np. kradzieżą paliwa,
• wygodnie rozliczać przejazdy płatnymi odcinkami dróg w systemie e-TOLL, a także np. przewozy SENT.

Powodów dla zainstalowania GPS w samochodzie służbowym jest zatem wiele. Czy jednak zawsze można to zrobić? Jakim przepisom podlega tego typu działanie? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Może Cię również zainteresować: Czy system monitorowania pojazdów GPS może usprawnić proces rozliczania motogodzin?

GPS w samochodach służbowych a RODO – przepisy

Dyrektywa nazywana RODO ściśle określa zasady przetwarzania danych osobowych, w tym:

• imienia i nazwiska,
• numeru PESEL,
• danych teleadresowych,
• numeru dowodu osobistego,
• a także innych cech pozwalających na identyfikację osoby fizycznej (np. cech fizycznych, kulturowych, społecznych lub ekonomicznych).

GPS w samochodzie służbowym podlega tym przepisom, ponieważ stanowi formę monitorowania pracownika. Pozyskiwane w ten sposób dane geolokalizacyjne pozwalają na identyfikację pracownika, a więc są uważane za dane osobowe. W związku z tym koniecznie należy wziąć pod uwagę kwestię GPS w samochodach służbowych a RODO.

Informacja dla pracownika o GPS w samochodzie

Jedną z nieodłącznych części RODO jest obowiązek informacyjny. Ma on zastosowanie również w przypadku GPS w samochodzie służbowym. Pracownik musi być poinformowany o wprowadzeniu tego typu metody kontroli nie później niż 2 tygodnie przed jej rozpoczęciem.

Jak poinformować pracownika o GPS w samochodzie? Musi być to załatwione na drodze oficjalnej – najlepiej pisemnie. Możliwe jest np. wydanie obwieszczenia z odpowiednim protokołem. Informacja musi być jasna i konkretna. Ponadto w dokumencie należy wskazać:

• kto będzie przetwarzać dane,
• jakie prawa przysługują pracownikowi,
• przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane.

Należy bezwzględnie trzymać się ustalonych terminów i niszczyć dane po upływie okresu archiwizowania. W przypadku niektórych systemów monitoringu GPS (takich jak GeoNAVI) dane są usuwane automatycznie po określonym czasie.

O wykorzystaniu GPS w samochodach służbowych trzeba też poinformować każdego nowego pracownika (przed rozpoczęciem pracy). Ponadto monitorowany pojazd powinien być odpowiednio oznaczony (np. za pomocą naklejek), aby nie było wątpliwości, że posunięcia kierowcy są kontrolowane.

Sprawdź również: Monitoring samochodów służbowych – czy pracownik ma prawo wiedzieć o zainstalowanym GPS?

Zgoda pracownika na monitoring GPS w samochodzie służbowym – czy jest konieczna?

Niekiedy sama informacja dla pracownika o GPS w samochodzie jest niewystarczająca. Może się okazać, że przed zastosowaniem monitoringu będzie również trzeba uzyskać jego zgodę. Dzieje się tak przede wszystkim wtedy, gdy pojazd służbowy jest nie tylko narzędziem pracy, ale również rodzajem pozapłacowego benefitu.

Pracodawcy niejednokrotnie zgadzają się na to, aby samochód był wykorzystywany do celów prywatnych poza godzinami pracy. Jeśli GPS w samochodzie służbowym ma działać również wtedy, niezbędna będzie zgoda pracownika na monitoring. Należy wówczas sporządzić odpowiedni dokument. Powinien on zawierać zgodę na przetwarzanie danych pracownika przez pracodawcę.

Sposobem na „obejście” tej sytuacji jest zastosowanie systemu monitoringu GPS, który można równie łatwo zamontować lub zdemontować. Takim rozwiązaniem jest np. urządzenie GeoNAVI wpinane do gniazda zapalniczki. Można je uruchomić tuż przed rozpoczęciem pracy, a po jej zakończeniu po prostu wyjąć z gniazda, aby cieszyć się swobodą korzystania z pojazdu po godzinach. Taki sposób montażu umożliwia również łatwe przenoszenie GeoNAVI pomiędzy pojazdami.

GPS w samochodach służbowych a RODO – podsumowanie

Zgodnie z prawem możliwe jest wykorzystanie systemu GPS w celu monitoringu w pracy. RODO reguluje jednak sposób, w jaki może się to odbywać. Montaż urządzenia GPS w samochodzie pracownika zawsze należy poprzedzić stosowną oficjalną informacją. W niektórych przypadkach konieczna będzie też pisemna zgoda pracownika na GPS w samochodzie – dotyczy to sytuacji, w których pojazd może być przez niego wykorzystywany także prywatnie.

Czy warto? Jak najbardziej! Dowiedz się więcej o zastosowaniach monitoringu GPS i sprawdź, w jaki sposób może pomóc Twojej firmie.