Dobra polityka flotowa, czyli jaka? Podpowiadamy!

Udostępniasz swoim pracownikom pojazdy służbowe? Bez wątpienia potrzebna Ci jest dobra polityka flotowa. Jest to nic innego jak zbiór zasad związanych z użytkowaniem pojazdów służbowych. Dobrze opracowany pomoże Ci uniknąć wielu problemów, a nierzadko również kosztownych błędów. Jaka powinna być polityka flotowa firmy? Co musi zawierać każdy regulamin użytkowania samochodu służbowego? Wyjaśniamy!

Czym jest polityka flotowa?

Polityka flotowa jest znana również jako regulamin użytkowania samochodu służbowego lub procedura flotowa. Niezależnie od nazwy, zawiera jednak wszystkie kwestie dotyczące funkcjonowania i użytkowania samochodów służbowych. Zapewnia to przejrzystość zasad i pozwala pracodawcy uchronić się przed nadużyciami. Wyznacza także obowiązki i odpowiedzialność pracowników oraz usprawnia system zarządzania flotą.

Zadaniem polityki flotowej jest ochrona zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Jest to dokument, który pomaga unikać sporów związanych z kompetencjami i jasno określa warunki korzystania z pojazdów. Co prawda regulamin użytkowania samochodu służbowego nie jest wymagany przepisami prawa, ale zaleca się, aby był sporządzony w każdej firmie zarządzającej flotą pojazdów.

Czym charakteryzuje się dobra polityka flotowa?

Czym charakteryzuje się dobra polityka flotowa? Można wyróżnić kilka jej kluczowych cech. Są to przede wszystkim:

• dokładność i „szczelność” – polityka flotowa musi szczegółowo określać różne aspekty wykorzystania samochodów służbowych i przewidywać wszelkie możliwe scenariusze; dzięki temu ogranicza się pole do swobodnej interpretacji i nadużyć;
• zgodność z prawem – dokument nie może naruszać zapisów kodeksu pracy, przepisów podatkowych czy innych obowiązujących regulacji prawnych, dlatego najlepiej poddać ją profesjonalnej ocenie;
• odpowiednia forma – polityka flotowa musi być przejrzysta i napisana w zrozumiały sposób; istotna jest również jej stosunkowo zwięzła forma;
• elastyczność – zapisy polityki flotowej powinny łatwo dostosowywać się do zmiennych realiów rynkowych czy przepisów prawnych, a także pozwalać na łatwe rozszerzanie floty.

Warto pamiętać o wszystkich tych cechach. Tylko wówczas regulamin użytkowania samochodu służbowego należycie spełni swoje zadanie!

Może Cię również zainteresować: Menedżer floty samochodowej – czy potrzebujesz go w swojej firmie?

Co powinna zawierać polityka flotowa? Wzór dokumentu

Dobrze też pochylić się nad tym, jakie elementy powinna uwzględniać polityka flotowa. Wzór tego typu dokumentów zwykle zawiera następujące punkty:

• wstęp – określa pokrótce, czym jest dokument oraz jaki jest jego cel;
• metoda pozyskiwania aut – wskazanie sposobu finansowania floty (środki własne, leasing, wynajem itp.);
• stan floty – określenie rodzajów pojazdów będących w dyspozycji firmyoraz ich powiązanie z konkretnymi stanowiskami pracy czy zadaniami;
• koszty użytkowania pojazdu – punkt określający odpowiedzialność finansową pracownika za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych;
• cykl „życia” pojazdów w przedsiębiorstwie, warunki wymiany i sprzedaży pojazdów poeksploatacyjnych – określenie zasad wymiany pojazdów (po określonym czasie lub osiągnięciu konkretnego przebiegu);
• prawa i obowiązki użytkownika pojazdu i managera floty – dokładne określenie kompetencji i zakresu odpowiedzialności dotyczących konkretnych aspektów związanych z użytkowaniem pojazdów służbowych;
• sposób postępowania w przypadku kolizji, awarii i planowanych przeglądów – zasady postępowania kierowcy w kryzysowych sytuacjach oraz ewentualne konsekwencje w przypadku ich nieprzestrzegania;
• ograniczenia – dotyczące np. miejsc parkowania, stylu jazdy, przewozu osób trzecich lub zwierząt, przyciemniania szyb, dekoracji itp.

Zanim przystąpisz do sporządzania polityki flotowej, zastanów się, w jakim celu używane są pojazdy i w jaki sposób przypisywane są pracownikom (do określonych stanowisk, zadań itp.). Konieczne jest również:

• określenie zasad wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych,
• zadecydowanie, czy należy ustalić maksymalny miesięczny przebieg,
• ustalenie, kto odpowiada za poszczególne koszty eksploatacyjne i w jakim wymiarze, a także kto ponosi koszty mandatów, napraw itp.

Procedury postępowania w kryzysowych sytuacjach (np. przy wypadku) muszą być określone krok po kroku, możliwie dokładnie, a jednocześnie zwięźle. Dodatkowo można także określić zasady dbania o czystość pojazdu. Ważne jest określenie konsekwencji w przypadku złamania którejkolwiek z zasad lub zaniedbania. Jeśli firma stosuje monitoring GPS pojazdów, polityka flotowa również powinna zawierać zasady jego wykorzystania wraz z kwestiami dotyczącymi RODO i identyfikacji kierowcy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu flotą pojazdów w firmie lub wykorzystaniu nowoczesnego monitoringu GPS? Sprawdź pozostałe treści na naszym blogu!