Czy monitoring samochodów służbowych jest legalny?

Monitoring GPS pojazdów to rozwiązanie coraz częściej wykorzystywane zarówno przez firmy transportowe, jak i przedsiębiorstwa udostępniające pracownikom samochody służbowe. Zapewnia wygodny sposób na kontrolowanie pojazdów i ich stanu, zwiększenie bezpieczeństwa i redukcję kosztów. Jednak czy monitoring samochodów służbowych na pewno jest legalny? Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z zastosowaniem takiego systemu? Sprawdź!

Na czym polega monitoring samochodów służbowych?

Monitoring samochodów służbowych to coraz bardziej rozpowszechnione rozwiązanie. Bazuje ono na doskonale znanej technologii GPS. Wymaga jednak zainstalowania osobnego urządzenia – lokalizatora. Wykorzystuje on również sygnał GSM do przesyłania danych na temat lokalizacji pojazdu. Dzięki temu można ją kontrolować zdalnie z poziomu komputera czy też aplikacji mobilnej. Bardziej zaawansowane systemy monitoringu GPS dla samochodów służbowych, takie jak GeoNAVI, służą również do zbierania i przekazywania do centrali bardziej zaawansowanych danych – np. dotyczących stylu jazdy, poziomu paliwa czy stanu samochodu.

Niewątpliwie monitoring GPS to bardzo wygodne rozwiązanie pomagające zachować kontrolę nawet nad bardzo dużą flotą pojazdów. Wzbudza jednak również pewne kontrowersje, szczególnie w przypadku samochodów służbowych udostępnianych pracownikom firmy.

Czytaj też: Monitoring pojazdów – jak skutecznie kontrolować czas pracy kierowcy?

Do czego służy monitoring samochodów służbowych?

Monitoring samochodów służbowych montuje się zazwyczaj w celu lepszej kontroli pracowników. System dzięki możliwości monitorowania położenia pojazdu na bieżąco, a także analizowania przebytych wcześniej tras, umożliwia między innymi sprawdzenie, czy pracownicy nie wykorzystują samochodów służbowych do prywatnych celów. Ponadto zaawansowany system monitoringu GPS dla samochodów służbowych dostarcza również szczegółowych informacji na temat prędkości czy tylu jazdy. Dzięki temu pomaga optymalizować te parametry, a w efekcie zmniejszać zużycie paliwa i koszty. Służy również do kontroli czasu i jakości pracy.

GPS w aucie firmowym to ponadto skuteczne zabezpieczenie na wypadek kradzieży. Dzięki precyzyjnemu lokalizatorowi można monitorować trasę i lokalizację auta, nawet gdy znajdzie się w niepowołanych rękach. System może również przesyłać powiadomienie w przypadku wykrycia podejrzanej aktywności, np. nieautoryzowanego uruchomienia silnika, opuszczenia wyznaczonej strefy czy zabrania pojazdu na lawetę. Monitoring GPS pojazdów pozwala też zachować lepszy nadzór nad przeglądami technicznymi.

Odpowiednio dobrany i używany GPS w aucie firmowym to opłacalna inwestycja. Pomaga bowiem oszczędzać czas i pieniądze, zwiększając jednocześnie efektywność wykorzystania pojazdów służbowych. Chcąc go zamontować, należy jednak mieć na uwadze pewne kwestie prawne.

Czy monitoring samochodów służbowych jest legalny?

Kwestie monitoringu pracowników zawsze są uregulowane prawnie. W przypadku śledzenia samochodów służbowych zastosowanie mają przepisy zarówno kodeksu pracy, jak i ustawy o ochronie danych osobowych (UODO) oraz RODO. Zgodnie z nimi pracodawca i właściciel pojazdu ma prawo wiedzieć, gdzie się on znajduje i jak długo jest użytkowany, a także sprawdzać, w jaki sposób pracownicy korzystają z powierzonych im w celach służbowych samochodów. Oznacza to GPS w aucie firmowym jest legalny, ale pod pewnymi warunkami:

• monitoring samochodów służbowych musi wynikać z uzasadnionego celu i być środkiem proporcjonalnym do celu, w jakim jest stosowany,
• pracownik musi być oficjalnie poinformowany, że pracodawca stosuje monitoring GPS samochodów służbowych,
• pracodawca musi też udzielić mu informacji na temat sposobu wykorzystania zebranych danych oraz zadbać o ich zabezpieczenie,
• zapisywanie tras przejazdu musi zapewniać pracownikom prawo do prywatności.

Co ważne, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o monitoringu w czasie do 2 tygodni przed jego uruchomieniem. Natomiast nowo zatrudniony pracownik musi być poinformowany o korzystaniu z tego rodzaju systemu przez podjęciem pracy. Jak to zrobić? Jest to możliwe poprzez:

• spotkanie informacyjne z pracownikami wyjaśniające cel wprowadzenia monitoringu oraz podstawy jego działania,
• dodanie odpowiedniego zapisu w umowie o pracę,
• zawarcie stosownej informacji w regulaminie pracy,
• regulamin użytkowania pojazdu służbowego (tzw. car policy).

Dodatkowe informacje

Ponadto w samochodzie musi być umieszczony wyraźny symbol graficzny informujący o monitoringu pokonanej trasy i sposobu wykorzystania pojazdu. Należy pamiętać, że zakres danych weryfikowanych przez monitoring samochodów służbowych może obejmować miejsca przebywania, miejsca przerw w podróży służbowej, punkty tankowania oraz styl jazdy pracownika. Dane mogą być wykorzystywane np. w celu ochrony mienia, zapewnienia bezpieczeństwa pracowników albo usprawnienia organizacji pracy. Pracodawca nie ma jednak prawa do kontrolowania poprzez monitoring GPS samochodów służbowych wydajności pracowników. Może jedynie sprawdzać, czy w czasie pracy faktycznie wykonują powierzone im obowiązki.

Warto przy tym zaznaczyć, że monitoring GPS pojazdów może być wykorzystywany nie tylko w samochodach służbowych. To wszechstronne i bardzo przydatne narzędzie, szczególnie dla przedsiębiorców! Sprawdź zastosowania systemu GeoNAVI i przekonaj się sam!