Dane z tachografu – jak długo i dlaczego powinno się je przechowywać?

Ścisła kontrola czasu pracy zawodowych kierowców jest niezbędna – w końcu jeżdżąc zbyt długo zagrażają nie tylko sobie, ale również innym uczestnikom ruchu. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla pracodawców, ale ich dotrzymywanie na pewno jest opłacalne – nie tylko ze względu na bezpieczeństwo, ale również z uwagi na kary, jakie mogą być naliczane w przypadku nieprzestrzegania przepisów. Dowiedz się, kiedy należy pobierać dane z tachografu i jak długo wymagane jest ich przechowywanie.

Pobieranie danych z tachografu – jak często?

Tachograf to urządzenie monitorujące aktywność kierowcy, montowane obowiązkowo w każdym pojeździe pow. 3,5 t realizującym usługi przewozu. Obecnie montuje się wyłącznie tachografy cyfrowe, które są dokładniejsze od swoich poprzedników i znacznie trudniejsze do „oszukania”. Dzięki temu firmy zatrudniające kierowców są zmuszone do przestrzegania praw związanych z ich czasem pracy. Wpływa to oczywiście na zwiększenie komfortu pracowników, a także poprawę bezpieczeństwa na drogach. Użytkowanie tachografów jest wymagane w całej Unii Europejskiej. Również przepisy dotyczące pobierania danych z karty kierowcy i tachografu są takie same we wszystkich krajach członkowskich.

Pobieranie danych z tachografu jest wymagane co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych, używając karty przedsiębiorstwa. Każdy dzień spóźnienia może sporo kosztować – 500 zł za każdy pojazd. Istnieją również wyjątkowe okoliczności, które mogą wymagać wykonania tej czynności. Dane z tachografu trzeba pobrać w przypadku:

• wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania,
• uszkodzenia lub wadliwego działania tachografu cyfrowego (oczywiście o ile mimo usterki pobranie danych jest możliwe),
• otrzymania takiego żądania od jednego z uprawnionych organów administracji publicznej,
• trwałego lub okresowego przekazania pojazdu innemu użytkownikowi,
• gdy niedokonanie tej czynności mogłoby doprowadzić do ich trwałej utraty.

Pobieranie danych z karty kierowcy również jest wymagane regularnie – co 28 dni. W przypadku niedotrzymania tego obowiązku grożą takie same kary jak w przypadku danych z tachografu (500 zł za każdy dzień, za każdego kierowcę).

Jak długo przechowywać dane z tachografu cyfrowego?

Dane z tachografu i karty kierowcy należy nie tylko pobrać w wymaganym terminie, ale również przechowywać przez odpowiednio długi czas. Dodatkowo przedsiębiorca jest zobowiązany do ich zabezpieczenia (przed utratą, zniszczeniem, dostępem przez nieuprawnione do tego osoby). Jak długo przechowywać dane z tachografu cyfrowego? Jest to wymagane przez okres co najmniej 15 miesięcy. Dotyczy to również danych z kart kierowcy.

Należy się również upewnić, że pobierane dane są kompletne i prawidłowe. W razie jakichkolwiek problemów należy się jak najszybciej zgłosić do serwisu, by uniknąć kłopotów z prawem.

Sczytywanie danych z tachografu – jak to się robi?

Tradycyjnie sczytywanie danych z tachografu to procedura przeprowadzana ręcznie, w kabinie kierowcy. Nie jest to skomplikowane ani czasochłonne, ale przy dużej flocie pojazdów może stanowić kłopot. Problem pojawia się również wówczas, gdy pojazd nie zdąży na czas zjechać do bazy w celu dokonania odczytu. Dlatego coraz więcej firm stawia na nowoczesne rozwiązania, które ułatwiają dotrzymanie obowiązków w zakresie pobierania danych z tachografu i karty kierowcy.

Do niedawna w zasadzie jedyną alternatywą do poboru danych w bazie było wyposażanie kierowców w odpowiedni sprzęt, co mogło generować wysokie koszty. Dziś takie rozwiązanie w zasadzie przechodzi już do lamusa. Na popularności zyskują natomiast systemy umożliwiające zdalny pobór danych. Wystarczy wyposażyć pojazdy w lokalizatory GPS podłączone do tachografów, a w firmowym komputerze zainstalować oprogramowanie do ich obsługi (lub zalogować się na platformę online). Potrzebny będzie jeszcze tylko czytnik kart podłączony do komputera przez złącze USB. W ten sposób możliwe jest pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy całkowicie zdalnie, bez konieczności zaangażowania kierowcy, nawet podczas jazdy. System ułatwia również przechowywanie i analizę informacji, dlatego jest znacznie bardziej praktyczny z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Czytaj dalej: Jak prawidłowo wykonać zdalny odczyt tachografu?

Jednym z rozwiązań, które umożliwiają pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu, jest GeoNAVi. To zaawansowany system wspomagający zarządzanie flotą, monitorowanie tras czy obniżanie zużycia paliwa. Pomaga również chronić pojazdy przed kradzieżą i dbać o bezpieczeństwo pracowników. Jest bardzo przystępny i niedrogi, dlatego sprawdzi się w każdej firmie transportowej. Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź funkcjonalności GeoNAVI!